Você já se deparou com nota fiscal eletrônica (NF-e) rejeitada? Quando acontece pela primeira vez, é comum se assustar. Afinal, sem a NF-e não é possível concluir diversas operações comerciais ou recebimento por um serviço.
Mas, calma, quase sempre é simples de resolver. Neste artigo, mostramos os principais códigos de rejeição e como proceder em cada um deles. Acompanhe!
Nota denegada e rejeitada são a mesma coisa?
Nota denegada não é sinônimo de NF-e rejeitada. A definição dos dois problemas é o seguinte:
NF denegada
Indica pendência fiscal com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. Pode ser um problema tanto do vendedor ou prestador de serviço (emissor) quanto do cliente (destinatário). O destinatário da NF-e deverá entrar em contato com a Sefaz do seu estado para regularizar. Somente após essa regularização é que a nota fiscal poderá ser emitida para o destinatário. Vale ressaltar que a nota fiscal denegada não se recupera, ou seja, ela ficará denegada por tempo indeterminado e, desta forma, inutilizada.
Nota rejeitada
A rejeição de notas fiscais acontece, na maioria dos casos, por inconsistência de dados. Isso pode ser corrigido em uma segunda emissão, quase sempre. Os sistemas de emissão de notas fiscais mostram um código e o motivo. No entanto, não trazem instruções mais detalhadas. No próximo tópico, você vai entender tudo.
Por que notas fiscais são rejeitadas?
Há inúmeros motivos para uma nota fiscal ser rejeitada, grande parte bastante simples de resolver. Reunimos as ocorrências mais comuns e as orientações do que fazer para prosseguir com a emissão da NF-e.
Código 203: empresa não habilitada
O número 203 mostra que a empresa ainda não tem permissão para emitir uma NF-e. É preciso corrigir o problema na Sefaz, pessoalmente ou de forma remota.
Código 207 e 208: CNPJ inválido
Ambos os números indicam CNPJ inválido. O código 207 diz respeito ao cadastro do emitente e, o 208, do destinatário. Neste último, é preciso conferir o dado do cliente. Talvez seja apenas um erro de digitação. O mesmo vale para o código 207. Primeiro, confira se não há algo incorreto.
Pode acontecer da rejeição não ser por digitação incorreta. Dessa forma, é preciso procurar a Sefaz para entender o que há de errado com o CNPJ.
Rejeição 213: certificado digital
O número 213 indica inconsistência entre o CNPJ do certificado digital e da nota fiscal. É preciso verificar qual é o correto e reemitir a NF-e.
Rejeição 217 e 218: NF-e na base de dados Sefaz
Ambos erros indicam que a NF-e foi gerada com o mesmo número de série de uma nota cancelada. O erro 217 significa que a nova nota não consta na base de dados. Já o 218, significa que ela já está cancelada na base de dados. É preciso gerar outra com numeração e série diferentes.
Rejeição 234: inscrição estadual
O código 234 indica que a inscrição estadual está desvinculada do CNPJ. Acontece quando a Sefaz realiza uma verificação dos dados. É preciso regularizar a situação no portal do Governo.
Rejeição 539: duplicidade
Aponta que apenas a chave é diferente, mas que há duplicidade em outros campos, como número de série, data de emissão, entrada e saída. É preciso sincronizar se estiver tudo correto para tentar aprovação.
Rejeição 602 e 603: PIS e Cofins
Os dois números mostram que há um erro de cálculo ou preenchimento incorreto dos impostos PIS e Cofins. É preciso retificá-los para conseguir prosseguir com a geração da nota fiscal.
Para isentos, os campos devem ficar em branco.
Como evitar erros e rejeição em notas fiscais
A primeira opção para diminuir as rejeições de nota fiscal é ter atenção ao preencher os campos no portal do governo em que o emissor gera a NF-e. Confira tudo antes de prosseguir e evite retrabalho.
Outra maneira de cumprir essa tarefa de forma mais precisa é ter um sistema automatizado de geração de notas fiscais, o qual extrai os dados do cliente e prestador de serviço/vendedor, evitando falhas humanas comuns. Não que seja imune a erros, mas costuma diminuir bastante as rejeições.
Esses sistemas também aceleram a emissão, um pré-requisito para concluir muitas operações comerciais. Impacta, inclusive, a experiência do cliente, que deseja agilidade, e a de quem está na parte operacional, que terá mais praticidade para cumprir suas tarefas.
Certificado digital e NF-e
O certificado digital é obrigatório para gerar nota fiscal eletrônica em muitas localidades brasileiras. A regra muda de acordo com o município. Ele deve estar válido para que a operação seja possível nesses lugares, e também precisa seguir o padrão ICP-Brasil.
Mesmo quando não é obrigatório, o uso do certificado digital para NF-e é indicado. Isso porque os portais de emissão oferecem essa possibilidade que torna a geração de notas mais prática e segura.
Por isso, fique sempre atento à validade do certificado digital para não ter de paralisar vendas por não poder emitir NF-e.
Para renovar ou emitir seu certificado digital ICP-Brasil, conte conosco. Peça o seu, de onde estiver, aqui.