A contabilidade é repleta de tarefas e normas a cumprir. Alguns clientes enxergam o contador como um profissional obrigatório e como um gasto a mais, em vez de investimento. Muitos, ainda, associam falta de agilidade à área.
Mas não é bem assim. O setor tem mudado a cada dia e implantado soluções mais estratégicas e rápidas. Dessa forma, o cliente muda a maneira de ver o contador e passa a considerá-lo essencial.
Mais do que fazer mais em menos tempo, a qualidade pode ser aprimorada, pois já há métodos e ferramentas para tal. Dessa forma, uma das grandes vantagens de ter a meta de otimizar as rotinas contábeis é mudar a forma como o mercado vê o contador.
Como ter todos esses benefícios? As 5 dicas deste texto vão ajudá-lo a ser mais ágil e a realizar entregas com mais excelência. Confira!
1. Tenha processos
Diante de tantos departamentos e tarefas, é preciso saber o passo a passo de cada trabalho. Ter processos é a chave para organizar a empresa e dar um norte aos colaboradores. Ao saber como cada serviço funciona e de que forma é realizado, você e todos profissionais da contabilidade trabalham de maneira mais rápida e assertiva.
Um trabalho bem-feito, sem necessidade de ajustes, é, também, uma forma de evitar perder tempo. Os clientes também ficam mais satisfeitos.
2. Treinamento e alinhamento constantes com a equipe
Um time afinado é essencial para uma contabilidade ágil e reconhecida pela excelência. Por isso, é essencial treinar os profissionais. Além de questões técnicas, nessas ocasiões, é possível mostrar a forma de trabalhar da sua contabilidade.
Também é preciso realizar alinhamentos no dia a dia e ter momentos para feedbacks. São momentos perfeitos para ajustar detalhes e não deixar que se tornem grandes problemas. Ajuda, ainda, que o time aja de acordo com a cultura da empresa.
3. Técnicas de produtividade na contabilidade
As metodologias de produtividade beneficiam as empresas de ponta e podem ser adotadas na sua contabilidade também. Há diversos métodos. Cabe aos líderes da empresa estudar qual a melhor opção, a mais adequada à cultura corporativa do local.
Alguns exemplos para você começar a entender.
Metodologia ágil
A técnica veio da área de tecnologia, mas empresas de todas as áreas aplicam em suas rotinas, com sucesso. A metodologia ágil é uma forma de conduzir projetos, que busca dar maior rapidez aos processos e à conclusão de tarefas.
A ideia é dividir projetos em fases para os clientes avaliarem e fazer alinhamentos mais frequentes, para evitar refações desnecessárias. O feedback de uma etapa torna-se aprendizado para as próximas fases.
A equipe organiza-se para entender como o projeto evoluiu e se há algum empecilho para ser vencido. Há reuniões de feedback e uma avaliação conjunta para entender o que deu certo e o que precisa ser melhorado.
Não quebre a corrente
O objetivo é dar continuidade às tarefas até que sejam concluídas, de forma que ninguém no time quebre a corrente, ou seja, deixe de fazer sua parte para completar as tarefas. Na metodologia original, elege-se uma tarefa como prioridade do dia. Para contabilidades é possível adaptar com projetos ou objetivos por departamento.
A tarefa fica visível em um quadro e quando é concluída risca-se com um X vermelho. A visibilidade estimula e transforma a continuidade em hábito.
Getting Things Done (GTD)
Esse método ficou conhecido no livro de David Allen, A Arte de Fazer Acontecer. Uma das premissas é colocar em um local tudo o que deve ser feito, e não apenas guardar na cabeça, pois o cérebro fica sobrecarregado e, assim, torna a pessoa menos eficaz e mais lenta.
Então, o primeiro passo é colocar no papel tudo que precisa ser realizado. Essa fase é chamada de coleta. Depois, vem a etapa de processamento para categorizar a ordem e importância das tarefas. A terceira fase consiste em organizar. A quarta, na revisão dos projetos, realizada semanalmente. A quinta etapa é a execução dos projetos.
Um ponto relevante é que o GTD considera demandas que surgem de última hora. Nesse caso, David Allen orienta avaliar qual o grau de importância e urgência da tarefa.
Mas se leva dois minutos ou menos para ser realizada, deve ser feita imediatamente.
Há muitas outras metodologias para ajudar com a produtividade. Se você está à procura de uma técnica que auxilie, aconselhamos aprofundar a pesquisa.
4. Implante tecnologias estratégicas
Existem diversos recursos digitais que podem ajudá-lo nas tarefas contábeis. Elas automatizam alguns processos repetitivos e abrem espaço para o time atuar de maneira mais estratégica. Existe, também, um movimento das instituições para digitalizar os processos. Quem opta por caminhar nesta direção, sai na frente.
Há desde softwares especiais para contabilidade até gestores de tarefa que, associados às metodologias de produtividade, otimizam bastante a rotina da contabilidade. Optar por realizar algumas reuniões on-line, por exemplo, é essencial para otimizar o tempo e até economizar com os deslocamentos.
Contabilidades que passam pela digitalização estão ainda mais à frente, já que, além de tecnologias, adotam uma mentalidade bastante alinhada aos novos tempos.
5. Opte pelo certificado digital sempre
O certificado digital é exigido para cumprir algumas obrigatoriedades contábeis, em outros casos o uso é opcional. Porém, torna o trabalho mais seguro, ágil e prático. Por isso, a dica é que o recurso seja sempre utilizado.
Lembre-se sempre de fazer a procuração para usar o certificado de terceiros. Prevenir dores de cabeça desnecessárias também é uma maneira de otimizar a rotina. Afinal, esses problemas demandam urgência na resolução, arranham a imagem da contabilidade e podem ocasionar até prejuízos financeiros.
Certificado digital para sua contabilidade e clientes
Podemos ajudar sua empresa a ser mais ágil e oferecer mais qualidade para os clientes com os principais tipos de certificados. Além da emissão de certificados digitais, temos parceria com escritórios contábeis: a cada indicação, você também ganha e garante um bom atendimento para seus clientes.
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