Todo mundo comenta sobre a desburocratização que o certificado digital proporciona. Também são muito enfatizados os procedimentos em que a certificação é obrigatória. Mas pouco se fala sobre como o certificado digital proporciona economia para as empresas.
Neste artigo vamos mostrar este ponto, muito valorizado na gestão de empresas.
Sem prejuízo devido a fraudes
Fraudes representam transtornos e perda de dinheiro, muitas vezes. Ao usar o certificado digital, as chances de ataques diminuem bastante.
Segundo a Associação Nacional de Certificação Digital, 0,0027% é o percentual de documentos fraudados quando utiliza-se o certificado. Ou seja, fica muito longe de 1%, que já seria considerado muito baixo.
Com cada vez mais procedimentos on-line, as empresas preocupam-se muito em protegerem-se de fraudes. O certificado digital é uma ótima solução. Assim, além de evitar prejuízos, a administração será facilitada e várias outras economias serão possíveis.
Menos impressões na empresa
Um documento assinado eletronicamente com certificado digital é válido juridicamente e pode ser arquivado de forma digital. Dessa forma, você diminui muito as impressões em papel. Ou seja, é uma economia considerável, principalmente em setores nos quais há demanda de um volume maior de documentos que devem ser arquivados. Além disso, sua empresa ainda vai poupar recursos com tinta e manutenção da impressora, já que ela será menos utilizada e, por isso, terá menor desgaste.
Sem contar que sua empresa contribuirá para a sustentabilidade.
Economia com combustível, alimentação e outros gastos atrelados a deslocamentos
Os métodos tradicionais de gerir uma empresa e fazer negócios exigem muitos deslocamentos. Viagens a trabalho são realizadas para viabilizar assinaturas de contrato e negociações. Ou, ainda, paga-se um motoboy para levar documentos para assinar de maneira manuscrita. Conta-se, também, com serviços como Correios.
Com o certificado digital, tudo pode ser feito à distância. A hora trabalhada por seu funcionário é melhor aproveitada e economiza-se com combustível ou transporte, alimentação, hospedagem, dentre outros gastos que os deslocamentos exigem.
Esqueça alguns custos com cartório
Um contrato ou qualquer outro documento assinado com certificado digital não precisa ter firma reconhecida e nem ser autenticado. Ou seja, as velhas taxas cartoriais são eliminadas das suas despesas.
Arquive documentos importantes de forma econômica
Estima-se que os profissionais levam muito mais tempo procurando por arquivos físicos do que lendo-os. Enquanto uma pessoa gasta 50% do tempo em busca do que precisa, de 5 a 15% é o tempo que ela leva para fazer a leitura. E como tempo é dinheiro no mundo dos negócios, nada mais indicado do que otimizar essa organização e busca.
Com documentos nos quais se faz o uso do certificado digital, é possível fazer um arquivamento em nuvem.
Além de aumentar a segurança, a catalogação dos seus documentos digitais conta com recursos de busca avançados, que tornam o trabalho muito mais ágil. O que reflete, inclusive, na experiência do seu cliente, que será atendido de maneira mais rápida e eficiente.
Considere usar o certificado digital em todos os serviços possíveis com o instrumento, mesmo nos procedimentos em que há outra forma de viabilizar a tarefa. Assim, você otimiza o investimento e a economia, de tempo e recursos financeiros, será ainda maior.