Assinar contratos, procurações, relatórios, declarações e outros documentos sem papel e caneta já é uma realidade vivida por muitos trabalhadores autônomos, pessoas físicas e empresas. Hoje, toda a etapa de assinatura e envio de arquivos como esses pode ser realizada à distância e totalmente on-line, com a ajuda de um certificado digital.
Acontece que documentos importantes, na maioria das vezes, são enviados no formato PDF para evitar que o destinatário faça alterações no texto. No entanto, essa configuração de arquivo pode gerar muitas dúvidas na hora de inserir a assinatura digital no contrato, prescrição médica ou protocolo, por exemplo.
Afinal, como usar o certificado para assiná-lo digitalmente? É o que mostraremos neste artigo. Fizemos um passo a passo de todo esse processo em um arquivo PDF com o auxílio do dispositivo. Também listamos os principais benefícios dessa prática para você, seu negócio e para o meio ambiente (isso mesmo!). Confira!
Assinatura com certificado digital: o que é e como funciona
Por muitos anos, para assinar e autenticar um documento físico era necessário se deslocar até um cartório, ou enviá-lo por meio dos correios para que ele chegasse até a outra parte interessada. Felizmente, hoje, todo esse processo foi simplificado com o surgimento da assinatura digital, uma tecnologia que corresponde a uma assinatura escrita a próprio punho, porém, feita de forma on-line, com a ajuda de um certificado digital.
Apesar de ela eliminar todo o processo manual de coleta de assinaturas, reconhecimento de firma e gestão de documentos físicos, a validade jurídica e integridade da sua versão digital permanece. Nesse caso, o par de chaves criptográficas presente no dispositivo possui duas funções: assegurar a autenticidade do documento e permitir que o arquivo assinado trafegue virtualmente com total segurança, resguardando todas as informações contidas nele.
A assinatura com certificado digital surgiu, então, para simplificar a validação dos documentos e das transações realizadas em ambiente virtual. Com ela, é possível assinar arquivos em PDF de vários tipos, como declarações fiscais, concessões de créditos, contratos de prestação de serviço, apólices de seguros, autorizações e muito mais.
Passo a passo para assinar arquivos PDF com certificado digital
Acredite, o processo de assinatura em arquivos PDF com certificado digital é muito mais simples do que parece. O mais importante é ter o documento eletrônico instalado no seu computador, caso ele seja do tipo A1. Nos dispositivos do tipo A3, utiliza-se um token ou smartcard conectado à máquina. Além disso, neste passo a passo, ensinamos como assinar documentos utilizando o Adobe Acrobat Reader DC, o software oficial da Adobe, que oferece mais dinamismo e segurança. Assim, caso não o tenha instalado no seu dispositivo eletrônico, acesse o link para baixá-lo.
Feito isso, vamos ao tutorial:
- Abra o documento que deseja assinar com o certificado digital.
- Depois de aberto, localize no menu principal a opção “Ferramentas” e clique no botão “Certificados”, posicionado no centro da tela.
- Após clicar em “Abrir” (localizado no mesmo botão de “Certificados”, um pouco abaixo), surgirá um novo botão no centro superior da tela, chamado “Assinar Digitalmente”. Clique nele.
- No documento, você deve sinalizar a área onde a assinatura será exibida. Para isso, arraste o cursor do mouse e posicione o retângulo sobre o local exato.
- Se você já tiver usado o software outras vezes com essa mesma finalidade, clique em “Assinar documento”. Em seguida, aparecerá uma pequena janela no centro da tela. Confira se todas as informações estão certas e clique em “Assinar”.
- Com tudo isso feito, é hora de salvar o arquivo no computador. Assim, escolha o nome e o local onde deseja armazená-lo e clique em “Salvar”. Em seguida, aparecerá uma solicitação da senha do seu certificado. Insira-a e clique em “Permitir”.
- Pronto! Seu arquivo em PDF está assinado.
Mas, se essa for sua primeira vez utilizando o Adobe Acrobat para assinar um arquivo, no passo 5, antes de clicar em “Assinar documento”, é preciso configurar sua ID Digital. Para isso:
- Clique em “Usar uma ID digital de um arquivo” e depois em “Continuar”.
- Agora, vá em “Procurar” e localize o arquivo do seu certificado digital. Digite a senha e clique em “Continuar”.
- Em seguida, clique no seu certificado para adicioná-lo à lista de IDs digitais e aperte o botão “Continuar”.
- Escolha a assinatura digital que deseja usar e clique novamente em “Continuar”.
- Confira os dados da ferramenta, digite a senha da ID Digital e clique, finalmente, em “Assinar”.
- O último passo é salvar o documento seguindo as mesmas instruções do tutorial acima.
- Sua assinatura digital foi aplicada!
Atualização da Lista de Confiança Adobe
Recentemente, a Adobe divulgou uma nova atualização da sua Lista de Confiança Aprovada (AATL), incluindo as políticas de certificado digital das Autoridades Certificadoras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) credenciadas até abril deste ano.
Há alguns anos, em 2015, o acordo firmado entre o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e a Adobe, incluía a cadeia V2 da ICP-Brasil na lista da empresa. Em 2019, com a alteração dos termos, foi incluída a cadeia V5. Agora, em 2022, o acordo assinado permite que os documentos que possuam certificados nos padrões ICP do tipo A3 e A4 possam ser reconhecidos automaticamente e verificados por meio do Acrobat Reader.
No entanto, caso o usuário queira fazer a atualização manualmente no software, é necessário realizar os seguintes passos:
- Selecionar a opção “Editar”, depois, clicar em “Preferências” (Windows), ou “Acrobat/Reader” (Mac).
- Em seguida, selecione o botão “Gerenciador Confiança da lista de Categorias” no diálogo de preferências.
- Por fim, clique em “Atualizar agora” na seção “Atualizações automáticas da Adobe Approved Trust List (AATL)”.
Vantagens de assinar o arquivo PDF com certificado digital
Sem dúvidas, uma das melhores vantagens de utilizar o certificado digital para assinar arquivos em PDF é a desburocratização do processo de assinatura em si, que antes demandava deslocamento e outros custos. Mas, não se trata apenas disso. Esse método ainda proporciona outros benefícios:
Mais segurança
Talvez, a palavra que melhor define um certificado digital é segurança. Ao usá-lo para realizar suas transações bancárias, acessar sites do Governo, emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es) e outras operações eletrônicas, todas as informações contidas nesse processo são protegidas pelo recurso de criptografia. Com a assinatura digital em um arquivo PDF não seria diferente.
O dispositivo permite que apenas o portador de um dos pares de chaves criptográficas acesse o documento compartilhado, o que reduz as chances de fraudes e roubos de informações. Assim, todo o procedimento é feito com total garantia de segurança e confiabilidade das partes envolvidas.
Praticidade
Com esse método de assinatura, as idas ao cartório para reconhecer firma passam a ser desnecessárias, assim como o envio do documento por correio até o segundo signatário. No método tradicional, essa transação pode levar dias, resultando em um atraso nas negociações.
Porém, com a assinatura digital feita por um certificado, esse procedimento se torna mais rápido e fácil. Após a sua inserção no arquivo, bastam poucos cliques para ele ser enviado por e-mail ou aplicativos de mensagens instantâneas.
Redução de custos
A redução de custos é uma vantagem que está diretamente relacionada ao tópico anterior. Sem a necessidade de idas ao cartório para abrir firma e autenticar a assinatura, eliminam-se também os custos com as taxas desse serviço, com o envio do documento pelos correios e outros associados ao deslocamento.
Isso sem falar que, com a desmaterialização dos documentos físicos, as despesas com materiais de escritório, como papel, impressoras e cartuchos também podem ser reduzidas ou mesmo eliminadas.
Sustentabilidade
A digitalização de contratos, procurações e declarações elimina a necessidade de impressão. Como se sabe, a produção do papel envolve a derrubada de árvores, emissão de gases poluentes, uso de água e muitos outros recursos. Mas, quando se opta pela gestão de documentos digitais, de forma direta, contribuímos com a preservação e proteção do meio ambiente.
Pronto para assinar digitalmente seus documentos com segurança?
Depois de conhecer todos esses benefícios e ver como o processo de assinatura em um arquivo PDF com o certificado digital é fácil, você não pode deixar de adquirir o seu.
Após esse investimento, suas negociações com contratos serão feitas em poucos minutos, de qualquer hora, lugar e com muita segurança. Preparado (a) para essa mudança?
Então, entre em contato conosco e dê o primeiro passo para uma rotina descomplicada. Ou, se preferir, solicite a emissão do seu certificado digital pelo nosso site, na aba “Comprar”.
Aguardamos seu contato!