Não há como negar que a internet mudou completamente a maneira como as pessoas se relacionam e realizam o seu trabalho. Se antes, para assinar e autenticar um documento físico, era necessário ir ao cartório, hoje é possível fazer as duas operações remotamente, sem precisar sair de casa ou da empresa.
A assinatura digital, recurso tecnológico que já conquistou muitos adeptos, é a responsável por tornar mais prático, seguro e econômico esse processo de assinatura. Ao investir nesse tipo de transação, você confere ao documento a mesma validade jurídica de uma versão física e tem a possibilidade de enviá-lo por e-mail ou aplicativos de mensagens instantâneas, tudo sem burocracia.
Além disso, ela pode ser aplicada nos mais diversos tipos de documentos: contratos, procurações, laudos médicos, atestados e outros.
Quer entender melhor essa tecnologia e saber como ela funciona? Fique com a gente até o final deste artigo e saiba por que você deve adotar a assinatura digital na sua empresa e no seu dia a dia.
Acompanhe!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que corresponde a uma assinatura feita à próprio punho, porém, é usada para documentos enviados virtualmente.
Com ela, uma empresa ou pessoa física elimina todo o processo manual de coleta de assinaturas, reconhecimento de firma e gestão de documentos físicos, pois tudo passa a ser feito de forma digital, mas com a mesma garantia de integridade e autenticidade. Como consequência, temos transações simplificadas, menos burocráticas e mais seguras.
Isso porque a assinatura digital utiliza o par de chaves criptográficas de um certificado digital para não apenas dar validade jurídica ao documento, mas proteger as informações envolvidas nesse processo.
Nesse tipo de assinatura, o signatário usa a ferramenta para comprovar a sua identidade em ambiente on-line e garantir a veracidade da operação. O que significa que, para assinar o documento, é necessário ter um certificado emitido por uma unidade credenciada a uma Autoridade Certificadora (AC), de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Assinatura digital x assinatura eletrônica: principais diferenças
Ao contrário do que muitos acreditam, a assinatura digital e a assinatura eletrônica são totalmente distintas. Embora as duas sejam realizadas no meio virtual, há características específicas que as diferenciam.
Como mostramos, o primeiro modelo de assinatura só pode ser feito com o auxílio de um certificado digital e sua estrutura é protegida pela criptografia. Essa tecnologia é que permite atestar a identidade do assinante, garantir a integridade das informações e a sua validade.
Já a assinatura eletrônica não utiliza o certificado para ser realizada. Nesse caso, a sua segurança e a identificação do usuário será verificada por fatores como o endereço de IP do equipamento usado, a geolocalização, digitação de códigos de segurança enviados por e-mail ou SMS e outros. Assim, o sistema de assinaturas é quem define qual desses meios será usado para tornar-se um ato válido.
Além disso, para que o modelo eletrônico tenha validade legal, é importante que a assinatura seja íntegra, autêntica e tenha o registro da maneira e do dia em que foi feita.
Vantagens da assinatura digital para uma empresa
Já adotada por milhares de empresas e profissionais autônomos, a assinatura digital oferece diversas vantagens aos usuários. Além de desburocratizar o processo de assinatura em si, ela ainda proporciona os seguintes benefícios:
Praticidade
Tanto a assinatura quanto o envio de documentos são mais ágeis com esse modelo digital, uma vez que tudo pode ser feito a distância, por meio da internet.
A assinatura de documentos físicos, por exemplo, passa por um processo lento, no qual é preciso que o primeiro signatário o assine e envie a outra pessoa que também deve assinar. Após isso, é necessário encaminhar novamente ao remetente. Dependendo do local onde as partes interessadas residem e da forma de envio escolhida, essa transação pode levar dias, atrasando o andamento da negociação.
Com a assinatura digital, no entanto, esse procedimento se torna mais rápido e simples. Basta um clique para que o arquivo seja assinado e enviado no formato PDF, DOC ou outro.
Redução de custos
A redução de custos é outra vantagem de adotar a assinatura digital no seu negócio e na sua rotina. Com a desmaterialização dos documentos físicos, os custos com materiais de escritório (papel, impressoras e cartuchos para impressão) podem ser reduzidos ou mesmo eliminados.
Além dos gastos com deslocamento para envio em correios e transportadoras ou autenticação em cartórios.
Sustentabilidade
A sustentabilidade é um benefício que está diretamente relacionado à redução de custos. Afinal, quando sua empresa consome menos materiais de escritório e, principalmente, papel, um dos resíduos mais gerados no mundo, ela passa a contribuir com a preservação do meio ambiente.
Veja o que acontece quando uma tonelada de papel (1.000 quilos) é produzida:
- 11 árvores são derrubadas;
- 1,5 tonelada de CO₂ é emitida na atmosfera;
- 100 mil litros de água são usados.
Se você achou muito distante da sua realidade, saiba que para uma folha de papel A4 são usados 10 litros de água.
Além disso, vale lembrar que uma empresa com políticas sustentáveis ganha em credibilidade e destaque no mercado. Assim, trata-se de uma ação com dupla vantagem.
Melhoria na gestão de documentos
Se todas as transações documentais passam a ser realizadas em ambiente virtual, mediante a assinatura digital, todos os arquivos serão armazenados diretamente no computador ou na nuvem. Dessa forma, você tem a possibilidade de classificá-los por assuntos ou datas e encontrá-los rapidamente por meio de ferramentas de buscas.
Essa organização pode evitar que documentos sejam enviados erroneamente e aumentar a produtividade dos colaboradores pela busca mais ágil.
Documentos em que a assinatura digital pode ser aplicada
A assinatura digital é um recurso já usado em diversos setores: recursos humanos, contabilidade e saúde são apenas alguns deles. Essa amplitude se deve às operações em que ela pode ser aplicada e no tipo de documento utilizado. Dentre eles, podemos destacar:
- Assinatura de contratos com clientes, fornecedores e parceiros;
- Prescrições e atestados médicos;
- Declarações fiscais;
- Procurações e protocolos;
- Propostas e apólices de seguros;
- Concessões de créditos.
Como funciona a assinatura com certificado digital
Como mostramos, para assinar digitalmente um documento é necessário, primeiro, possuir um certificado digital. Sem a ferramenta, o usuário não terá como assinar o documento e tampouco garantir a sua autenticidade.
Não podemos nos esquecer que o certificado é a sua identidade no meio on-line, ou seja, é ele que comprova que você é você. Por isso, a sua utilização para assinar um contrato ou outro tipo de documento é tão importante.
As chaves criptográficas, por sua vez, é que garantem a segurança e confidencialidade das informações presentes nos arquivos. Enquanto a chave privada tem a função de codificar e identificar o autor do documento, a pública é usada para conferir a validade da assinatura.
Além disso, para assinar, o signatário deve escolher o modelo de certificado que melhor atende às suas necessidades. Enquanto o e-CPF permite assinar em nome de uma pessoa física, o e-CNPJ corresponde a uma assinatura feita em nome de uma empresa. Porém, há ainda os modelos NF-e (para emissão de nota fiscal eletrônica).
Outro detalhe a ser considerado é o modo de armazenamento da ferramenta, que pode ser:
- Diretamente no computador ou celular (certificado do tipo A1);
- Armazenado em token ou smartcard (do tipo A3);
- Armazenado em nuvem (Bird-ID).
Tudo vai depender das operações que você pretende usá-lo.
Essa é uma ótima maneira de ver, na prática, a mudança que a transformação digital pode fazer pela sua empresa.