Se todo negócio tem uma série de documentos e processos burocráticos, no segmento de educação o volume é ainda maior. São gerados muitos arquivos todos os dias.
O certificado digital, além de ser obrigatório em alguns casos, devido a exigências do Ministério da Educação (MEC), facilita bastante o dia a dia nas instituições de ensino. É o que vamos mostrar neste artigo.
Obrigatoriedades do certificado digital nas instituições de ensino
Desde 2016, o MEC (Ministério da Educação) está emitindo portarias em que pede o certificado digital para alguns procedimentos. O acervo acadêmico — com teses, dissertações, Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs) — devem ser digitalizados, segundo a Portaria n.º 315/2018. Essa obrigatoriedade é mais detalhada nos artigos 45 e 46.
O uso do certificado digital nesse processo é essencial para cumprir a determinação do MEC.
Além da digitalização, é necessário ter um comitê gestor responsável pelo acervo digital. Os integrantes têm como principal objetivo a segurança dos documentos. Um sistema especializado em gerenciamento eletrônico também é exigido.
Já a Portaria n.º 330/2018, institui a emissão de diplomas digitais, além de históricos e outros documentos para comprovar algo relacionado ao desempenho acadêmico ou obtenção de título.
O artigo segundo desta portaria especifica o uso do certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP Brasil). De acordo com a norma, o objetivo é garantir autenticidade, inviolabilidade, confiabilidade, rastreabilidade e validade jurídica.
A Portaria n.º 554/2019, “dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior — IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino”. Ou seja, instituições públicas e privadas são obrigadas a conceder o diploma digital, bem como o histórico eletrônico.
Modernização das instituições de ensino com certificado digital
O certificado digital pode beneficiar as instituições de ensino muito além das obrigatoriedades do MEC. Ele é uma ferramenta que vai desburocratizar diversos processos, promover economia, agilizar tarefas e muito mais.
Agilidade para emitir diploma digital
Uma grande reclamação dos alunos é a demora na emissão do diploma, principalmente no ensino superior. Ele é pré-requisito de muitas empresas para inserção no mercado de trabalho. A morosidade deve-se ao fato de que o MEC precisa validar o documento. A impressão, autenticação com selo e validação do setor também tornam a emissão demorada.
Com o diploma digital, hoje obrigatório, como mostramos antes, o documento fica pronto muito mais rápido. Os trâmites dentro da instituição de ensino e no MEC são desburocratizados. Elimina-se a necessidade de enviar o documento físico para o Ministério da Educação.
Claro, o diploma físico continua a existir, mas o digital pode ser obtido antes, o que viabiliza uma contratação onde a comprovação de escolaridade é pré-requisito.
Acesso a portais do governo
Faculdades, escolas, cursos técnicos e muitos outros têm diversas obrigatoriedades empresariais com a Receita Federal, Fisco e demais entidades. Em alguns casos, o certificado digital é pré-requisito para os serviços, em outras, ele facilita o acesso. Permite que as tarefas sejam realizadas sem deslocamento, de forma rápida e segura.
Mais eficiência
A gestão da instituição de ensino torna-se mais eficiente com o certificado digital. Em bem menos tempo, com menos pessoas envolvidas, a empresa consegue realizar diversas tarefas. Às vezes, o que levava-se dias ou meses é resolvido até em horas.
O certificado digital nas escolas e universidades também facilita a assinatura de contratos com profissionais e fornecedores. Em um cenário no qual a Educação a Distância (EAD) cresce, formalizar a contratação de docentes, matrículas e outros torna-se muito mais rápido, eficiente e seguro com o certificado digital.
Segurança
Nos canais virtuais da escola, site, plataforma de ensino, o certificado digital também torna o ambiente mais seguro, com o certificado SSL. Além disso, os contratos e documentos assinados com ele são mais seguros do que os validados a próprio punho devido à tecnologia criptográfica do instrumento.
A criptografia torna os arquivos praticamente invioláveis. Assim, é mais difícil invadir um sistema no qual há uso de certificado digital. Os documentos também não podem ser alterados, pois apenas quem tem a chave criptográfica consegue fazer alterações.
Redução de custos
Taxas cartoriais, despesas com deslocamento, impressões, malotes… Todos esses itens são eliminados ou diminuem significativamente com o uso do certificado digital. A possibilidade de digitalizar boa parte dos documentos ainda elimina custos com manutenção do acervo físico.
Então, as instituições de ensino que usam certificados digitais economizam em diversas frentes.
Gestão documental otimizada
Além da economia, digitalizar os arquivos da faculdade ou escola otimiza a gestão dos documentos. Ao usar bons sistemas é possível criar filtros para encontrar o que se deseja de forma mais fácil, o que significa otimização do tempo. Esses arquivos ainda podem ser acessados de qualquer lugar, caso estejam em uma nuvem de armazenamento.
O acervo acadêmico, com teses, dissertações, TCCs, artigos, podem ser disponibilizados para toda comunidade. Isso é excelente para que as instituições de ensino sejam consideradas boas produtoras de conteúdo científico.
Qual modelo é mais indicado para instituição de ensino
Faculdades, escolas e cursos técnicos, mesmo que públicos, são empresas. Assim, o certificado precisa ser do tipo e-CNPJ, como se fosse o CNPJ digital. Diante disso, o gestor pode escolher entre o certificado A1, A3 ou Bird-ID. A principal implicação dessa escolha é o tempo de validade. O A1 fica ativo durante um ano; o A3, um, dois ou três; já o Bird-ID pode chegar a funcionar por cinco anos.
Para as instituições de ensino, indicamos escolher o A3 ou Bird-ID. Um ano é um tempo de validade muito curto para grandes instituições de ensino.
O A3 funciona via mídia criptográfica, depende do token ou smartcard para ser acessado. Já o Bird-ID é acessado pela nuvem, com login e senha, de qualquer lugar.