A rotina corporativa está cada dia mais interligada aos avanços tecnológicos. Consequentemente, a influência dessas inovações trouxe mudanças significativas para diversos setores do mercado, dentre eles, o da contabilidade.
Uma ferramenta tecnológica que tem sido grande auxiliadora dos contadores é o certificado digital, que propicia um processo menos burocrático e mais seguro ao trabalho desses profissionais.
Com a automatização de alguns procedimentos e a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), diversas obrigações, declarações e livros contábeis deixaram de ser entregues em formato físico. Agora, a grande maioria desses documentos são transferidos e compartilhados em ambiente digital. O que torna ainda mais necessário a utilização do documento eletrônico nos escritórios contábeis.
Neste artigo, vamos explicar a importância do certificado digital para contadores e mostrar as funcionalidades desta tecnologia para esse tipo de negócio. Fique com a gente até o final e confira!
A importância do certificado digital para escritórios contábeis
O uso do certificado digital traz benefícios para diversas áreas profissionais, especialmente no mercado contábil. Para os contadores, a ferramenta é uma grande aliada, pois possibilita a realização de várias operações de maneira totalmente informatizada.
Assim, os processos que antes eram feitos de forma presencial e manualmente são realizados todos em ambiente digital com o auxílio do documento eletrônico. Toda essa mudança trouxe mais agilidade à rotina do escritório, reduziu a burocracia e gerou segurança nas operações.
Nessa mesma tendência de modernização, o Fisco reestruturou seus procedimentos e passou a priorizar a comunicação pela web, também por meio da certificação digital. Com isso, foram disponibilizados sistemas de escrituração digital, o que facilitou a conformidade das obrigações tributárias dos contadores.
Funcionalidades do certificado digital para contadores
O certificado digital para contadores, além de todas as possibilidades citadas acima, auxilia no envio de documentos digitais, assina documentos com validade jurídica, emite declarações, NF-es e oferece segurança às transações bancárias.
Outra funcionalidade do documento eletrônico é que ele funciona como uma chave de acesso para determinados portais do governo e softwares usados para enviar as informações fiscais e trabalhistas das empresas. Como os que mostraremos abaixo.
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
Criado pelo Governo Federal, o SPED é uma plataforma digital que recebe dados fiscais e contábeis das organizações em um formato específico e padronizado para o meio virtual.
Por meio do SPED, é possível assinar documentos e enviá-los diretamente aos órgãos fiscalizadores, porém, todos os arquivos devem ser assinados com o certificado digital. A plataforma também recebe duas declarações contábeis fundamentais: a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC)
O e-CAC é o portal de serviços que permite a comunicação direta entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil (RFB). Por meio dele, o usuário pode realizar serviços fiscais, como consultas e acompanhamento da sua situação fiscal sem precisar ir até uma unidade da Receita.
Para que o contador usufrua dos serviços disponíveis no e-CAC com segurança, é recomendado o uso do certificado digital e-CPF ou e-CNPJ.
Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex)
O documento eletrônico também é a chave de entrada para o Siscomex, um sistema informatizado, usado para controle de todas as atividades de comércio exterior de uma empresa. Qualquer organização que deseja importar ou exportar seus produtos deve se habilitar junto ao sistema.
Entre as funcionalidades do Siscomex estão o cadastro de entradas e saídas de mercadorias, consulta da situação das cargas, dados sobre as operações em tempo real e contato direto com a Receita.
Todos esses processos devem ser realizados pelo representante legal da empresa ou escritório contábil especializado em importação e exportação. Porém, apenas com o uso do certificado digital e-CPF (do tipo A1 ou A3).
Emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)
Outra funcionalidade da ferramenta para o contador está relacionada ao preenchimento e emissão de NF-e. Trata-se de um documento de natureza fiscal usado para comprovar a transação comercial entre pessoas jurídicas (PJ) e físicas (PF), e também de PJ com outra PJ.
Para que as informações sejam autenticadas e enviadas às partes interessadas mediante a chave de acesso, é necessário a certificação digital.
Qual o certificado digital mais indicado para contadores?
Essa é uma pergunta feita com certa frequência pelos profissionais que trabalham no setor contábil, mas a verdade é que não existe uma resposta certa para ela.
É importante lembrar que cada modelo de certificado digital é usado para aplicações diferentes. Por isso, não há como afirmar qual o ideal. É necessário analisar as características de cada um para escolher aquele que melhor atende às suas necessidades. Para te ajudar, preparamos um guia prático com as diferenças entre cada um.
Certificado digital do tipo A (A1 e A3)
É o tipo mais usado por empreendedores e pessoas físicas. A diferença entre eles está, principalmente, na forma como acontece a emissão das chaves criptográficas. Enquanto no modelo A1 as chaves são geradas no próprio computador em que ele foi instalado, no do tipo A3 a geração acontece em um hardware separado (smartcard ou token).
Outro diferencial é o prazo de validade. No do tipo A3, o prazo varia entre 1 a 3 anos, já o modelo A1 é válido por apenas um ano.
e-CPF
O e-CPF é a versão digital do cadastro de pessoa física. A ferramenta possui o recurso tecnológico de criptografia que torna seguras as operações on-line. Dentre as suas principais aplicações estão:
- Acesso ao Sicomex;
- Enviar declarações de Imposto de Renda de pessoa física;
- Fazer retificações no CAGED;
- Acesso ao Conectividade Social ICP;
- Acesso ao e-CAC;
- SPED: ECD, EFD,ECF e e-Social;
- Acesso ao SPED;
- Verificação fiscal de pessoa física;
- Dentre outros serviços.
e-CNPJ
Assim como o e-CPF é uma versão do CPF, o e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ. Com ele, o usuário consegue cumprir uma série de obrigatoriedades do Fisco e Receita Federal. Algumas das suas funcionalidades:
- Transmitir e consultar declarações de Imposto de Renda;
- Retificação de DARF;
- SPED: ECD, EFD,ECF e e-Social;
- Acesso ao Conectividade Social ICP;
- Acesso ao e-CAC;
- Fazer retificações no CAGED;
- Dentre outros serviços.
NF-e
As notas fiscais eletrônicas são obrigatórias em vários tipos de negócio e, para que tenha validade jurídica, é necessário que sejam assinadas eletronicamente. Assim, só é possível emiti-las e preenchê-las com um certificado digital. Essa operação também pode ser feita com o e-CNPJ. São emitidos os seguintes documentos com a ferramenta:
- NF-e: nota fiscal eletrônica;
- NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica;
- NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica;
- NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica.
Solicite a emissão de um certificado digital para seu escritório contábil
Como podemos ver, o uso do certificado digital é indispensável para os contadores. Ao emiti-lo, o escritório estará investindo em operações mais seguras, otimizadas e qualificadas.
Conte com uma empresa especializada em certificação digital para te ajudar. Entre em contato conosco!